REQUISITOS QUE DEBEN REUNIR LAS BALANZAS DE COMPROBACIÓN A ENVIAR AL SAT

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[dropcap custom_class=”normal”] C [/dropcap]omo sabemos, a partir del 1º de Julio de 2014 se hace obligatorio para las personas morales el enviar su información contable al SAT de manera mensual, tal y como lo establece la fracción IV del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), en relación con el artículo Cuadragésimo Tercero Transitorio de la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 (RMF 2014), y que de conformidad a la regla I.2.8.6 de la citada RMF 2014 el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad deberá ser capaz de generar archivos en formato XML con la información contable a enviar a la autoridad fiscal.

Dicha regla precisa que la información contable a enviar regularmente será el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, mientras que las pólizas contables se enviarán sólo cuando la autoridad lo requiera al ejercer sus facultades de comprobación o en los trámites de compensación o devolución que el contribuyente realice.

Por lo que a continuación se comenta las características y requisitos que debe contener la balanza de comprobación a enviar:

Los contribuyentes que estarán obligados a enviar la balanza de comprobación al SAT, lo serán aquellos contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”.

Lo anterior según lo dispuesto en la regla I.2.8.6. de la RMF 2014, en relación con lo señalado en la fracción IV del artículo 28 del CFF.

Por lo que de acuerdo a lo anterior, todas las personas morales que estén obligadas a llevar contabilidad para efectos fiscales, deberán cumplir con ésta obligación, mientras que las personas físicas que utilicen la herramienta electrónica del SAT de “Mis Cuentas” no tendrán esa obligación, tal y como ocurre con los contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) y de aquellos que opten por usar esa herramienta.

Mientras que todas las demás personas físicas que tengan obligación de llevar contabilidad para efectos fiscales, tendrán que cumplir con dicha obligación.

La balanza de comprobación deberá enviarse al SAT de manera mensual, en el mes inmediato posterior al que correspondan los datos, conforme a las siguientes fechas:

  PERSONAS MORALES PERSONAS FÍSICAS FUNDAMENTO
Balanza del mes A más tardar el día 25 del mes inmediato posterior A más tardar el día 27 del mes inmediato posterior Regla I.2.8.7 de la RMF 2014.
Balanza de cierre del ejercicio A más tardar el día 20 de Abril del ejercicio inmediato posterior A más tardar el día 22 de Mayo del ejercicio inmediato posterior Regla I.2.8.7 de la RMF 2014.
Cada vez que se modifique Dentro de los 3 días hábiles posteriores a cuando tenga lugar la modificación Dentro de los 3 días hábiles posteriores a cuando tenga lugar la modificación Regla I.2.8.7 de la RMF 2014.

La balanza de cierre del ejercicio debe contener los ajustes que para efectos fiscales se realicen al cerrar el ejercicio correspondiente, por lo que entonces, a lo largo del año se enviarán 13 balanzas en total, ya que por el mes de Diciembre se enviarán 2 balanzas, una con los movimientos normales del mes, y una mas ya conteniendo los ajustes que para la determinación de la base de ISR se haya tenido que considerar.

En caso de que la balanza de comprobación se modifique en una fecha posterior al de su envío al SAT, entonces el contribuyente deberá reenviar la balanza ya modificada dentro del plazo de 3 días hábiles posteriores a cuando se haya modificado.

En lo que hace al número de veces que podría ser reenviada una balanza de comprobación debido a modificaciones que se hagan, pues no hay evidentemente un límite para ello, por lo que se podrá modificar cuantas veces sea necesario, debiendo eso sí, ser enviada la nueva balanza ya modificada dentro del plazo ya comentado de 3 días hábiles posteriores a la modificación.

No obstante lo anterior, y como ya se estableció, la obligación de enviar la información contable al SAT entró en vigor a partir del mes de Julio de 2014 para las personas morales, por lo que se ha establecido el siguiente período para entregar las balanzas de comprobación correspondientes a los meses de Julio a Diciembre de 2014:

  PERSONAS MORALES PERSONAS FÍSICAS FUNDAMENTO
Balanza de los meses de:Julio 2014Agosto 2014Septiembre 2014

Octubre 2014

Noviembre 2014

Diciembre 2014

En Enero de 2015 Sin obligación Artículo Décimo Tercer Transitorio de la 2ª Modificación a la RMF 2014

Por lo tanto, sólo las personas morales serán las que tengan la obligación de entregar balanzas de comprobación por el ejercicio 2014, mientras que las personas físicas sólo tendrán esa obligación por el ejercicio 2015 en adelante.

De acuerdo a la regla I.2.8.6 de la RMF 2014, la balanza de comprobación que se enviará al SAT debe incluir saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados.

Para los efectos de esta regla se entenderá como balanza de comprobación aquella que se determine de acuerdo con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente en la preparación de su información financiera, o bien, el marco que esté obligado aplicar por alguna disposición legal o normativa, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF), los principios estadounidenses de contabilidad “United States Generally Accepted Accounting Principles” (USGAAP) o las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por sus siglas en inglés) y en general cualquier otro marco contable que aplique el contribuyente.

Lo anterior evidentemente para aquellas personas que tiene sucursales o filiales en el extranjero, o que lo son de alguna persona extranjera, y que por lo mismo se encontrarían obligadas a aplicar alguna normatividad contable extranjera o internacional.

El marco contable aplicable deberá ser emitido por el organismo profesional competente en esta materia y encontrarse vigente en el momento en que se deba cumplir con la obligación de llevar la contabilidad.

Pero además, dicha balanza de comprobación deberá estar generada conforme a los requisitos técnicos establecidos en el Apartado C del Anexo 24 de la RMF 2014.

De esta forma, el 11 de Julio de 2014 se publicó en el DOF el Anexo 24 de la RMF 2014, donde en su Apartado C se estableció los atributos que debe contener la balanza de comprobación a enviar al SAT:

1.- Versión. La cual deberá partir de la 1.0

2.- RFC del contribuyente que envía la información.

3.- Total de cuentas que se relacionan en la balanza.

4.- Mes al que corresponde la balanza de comprobación.

5.- Año al que corresponde la balanza de comprobación.

En cuanto al detalle de cada cuenta de la balanza, deberá incluir:

6.- Número de cuenta, subcuenta o partida asignado por el contribuyente.

7.- Monto del saldo inicial de la cuenta, subcuenta o partida en el período.

8.- Monto de los movimientos deudores de la cuenta, subcuenta o partida.

9.- Monto de los movimientos acreedores de la cuenta, subcuenta o partida.

10.- Monto del saldo final de la cuenta, subcuenta o partida en el período.

De acuerdo a modificación a la regla I.2.8.6. de la RMF 2014, efectuada a través de la 3ª Modificación a la RMF 2014, publicada en el DOF el 19 de Agosto de 2014, la balanza de comprobación se enviará al menos a nivel de cuenta de mayor y subcuenta a primer nivel.

Como ya se mencionó, en la regla I.2.8.6 de la RMF 2014 se aclara que la información contable a enviar al SAT deberá ser enviada en formato XML, por lo que el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad deberá ser capaz de generar éste tipo de archivos, o bien, el contribuyente deberá hacer la conversión necesaria.

De esta forma, el archivo a enviar no será en Excel, PDF o algún otro formato que se importe del sistema contable y luego se anexe vía un correo electrónico al SAT o se guarde en algún medio físico para su entrega, sino que deberá ser en el formato XML, por lo que esto hace necesario el que nuestro sistema contable tenga la capacidad de convertir la información de la balanza de comprobación a ese lenguaje informático.

Dicho archivo deberá ser comprimido en formato ZIP previo a su envío.

El archivo conteniendo la balanza de comprobación deberá ser identificado con un nombre que contenga lo siguiente:

1.- Registro Federal de Contribuyentes. A 12 caracteres si es persona moral, o a 13 caracteres si es persona física.

2.- Año al que corresponde la información.

3.- Mes al que corresponde la información.

4.- El identificador BN (Tratándose del archivo conteniendo la balanza de comprobación normal), o bien, el identificador BC (en el caso del archivo conteniendo la balanza de comprobación complementaria, es decir, la que sustituya a la original en caso de modificación).

De esta forma, el nombre del archivo a enviar con la balanza de comprobación podría ser el siguiente: AMC110728JP6201412BN.xml

Lo anterior según información contenida en la página de internet del SAT consultada el día 30 de Agosto de 2014.

De acuerdo a la regla I.2.8.7 de la 2ª Modificación a la RMF 2014, publicada en el DOF el 4 de Julio de 2014, en caso de que el archivo enviado contenga errores informáticos, se enviará por parte de la autoridad un aviso a través del Buzón Tributario para que, dentro del plazo de 3 días hábiles contados a partir de que surta efectos la notificación del referido aviso, el contribuyente corrija dicha situación y lo vuelva a enviar. En caso de no enviar el archivo corregido dentro del citado plazo, se tendrá por no presentado.

Por lo que en caso de enviarse el archivo con la balanza de comprobación y éste contenga algún error y no pueda abrirse o el formato no sea el indicado, entre otros casos, entonces no hay problema ninguno, no habrá sanción por ello, y únicamente la autoridad dará aviso al contribuyente para que corrija el archivo y lo vuelva a enviar dentro de un plazo de 3 días hábiles contados a partir de que surta efectos la notificación del referido aviso.

La balanza de comprobación podrá ser enviada mediante 2 formas:

1.- Mediante el buzón tributario, siendo ésta la forma principal de hacerlo, y mediante la cual se enviará por internet el archivo en formato XML y comprimido en formato ZIP a la autoridad fiscal.

2.- Mediante la entrega física de la información. Esta posibilidad podrá utilizarse cuando el domicilio del contribuyente se encuentre en zonas rurales o donde no haya señal de internet, o en el caso de que el archivo que se genere sea tan pesado que no permita enviarlo por internet.

En este caso, la información de la balanza de comprobación se podrá entregar en la Administración Local de Servicios al Contribuyente (ALSC) adscrita a la circunscripción territorial de su domicilio fiscal, a través de medios electrónicos tales como discos compactos, DVD o memorias flash, en los plazos señalados anteriormente.

Al ser enviada la información se obtendrá de parte del SAT un acuse de recepción, el cual será el comprobante para el contribuyente de haber cumplido con esta obligación, salvo el caso ya mencionado de que el archivo contenga errores informáticos y no se haya sustituido por otro corregido dentro del plazo de 3 días hábiles.

La regla I.2.8.8 de la 2ª Modificación a la RMF 2014, publicada en el DOF el 4 de Julio de 2014, establece que al efectuar el trámite de compensación o devolución de contribuciones el contribuyente deberá presentar en medios electrónicos las pólizas contables correspondientes al período del trámite respectivo, junto con el acuse de recepción del envío del catálogo de cuentas y las balanzas de comprobación que correspondan, indicando en su último párrafo que si no se tiene el acuse de la entrega de tal información, entonces deberá entregarse por medio del buzón tributario la información respectiva.

Tal disposición lo que establece es que será necesario enviar la balanza de comprobación al momento de efectuar un trámite de compensación o devolución de contribuciones, si es que a esa fecha no se tiene el acuse de recepción del SAT donde se haya enviado con anterioridad la balanza de comprobación correspondiente al período del trámite respectivo.

Pero no considera que con eso se haya dado cumplimiento en tiempo y forma con la obligación de enviar la balanza de comprobación dentro de los plazos legales establecidos, por lo que en ese caso existiría la contingencia de una posible sanción por parte de la autoridad fiscal.

Por supuesto, sin que sea óbice para lo anterior el hecho de que el trámite pueda realizarse dentro del plazo de los 3 días hábiles que se tienen para presentar la balanza de comprobación modificada, por lo que entonces sería evidente que aún no se habría presentado y no se tendría el acuse de recepción del SAT respectivo.

Más sin embargo, con la finalidad de evitar cualquier contingencia con el SAT es recomendable que antes de realizar un trámite de compensación o devolución de contribuciones se asegure que ya se envió la balanza de comprobación correspondiente al período donde se realizará el trámite en cuestión y que se cuenta con el acuse de recepción del SAT de dicho envío.

No existe una sanción específica por no cumplir con la obligación de enviar la información contable al SAT de conformidad a la fracción IV del artículo 28 del CFF, por lo que tendríamos que buscar entre las sanciones relacionadas con la contabilidad donde podría quedar ubicada la omisión en la entrega de la balanza de comprobación, recordando que dicho documento es parte integrante de la contabilidad para fines fiscales, según se dispone en el artículo 33 Apartado B fracción VI del Reglamento del CFF vigente a partir del 3 de Abril de 2014.

De la revisión a los supuestos contemplados en el artículo 83 del CFF, que es el que contempla las infracciones relacionadas con la contabilidad, vemos que no existe una situación que pueda encuadrar el hecho del no envío de información contable al SAT y sólo en el artículo 85 fracción I de dicho ordenamiento es donde se contempla como infracción el no proporcionar la contabilidad o parte de ella, pero tal precepto regula las infracciones en los casos en que la autoridad ejerce sus facultades de comprobación, situación que no sería nuestro caso, por lo que entonces podemos concluir que no hay una sanción por no enviar la balanza de comprobación al SAT.

El envío de la balanza de comprobación al SAT por parte de los contribuyentes sin duda que implicará para éstos una carga administrativa y financiera importante, ya que como hemos visto la balanza debe adecuarse a las características técnicas que el SAT impone, por lo que el contribuyente tendrá que invertir en un sistema electrónico que le permita generar la información acorde a dichas características.

       

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