REQUISITOS Y CARACTERISTICAS QUE DEBEN REUNIR LAS PÓLIZAS CONTABLES A ENVIAR AL SAT

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[dropcap custom_class=”normal”] C [/dropcap]omo sabemos, a partir del 1º de Julio de 2014 se hace obligatorio para las personas morales el enviar su información contable al SAT de manera mensual, tal y como lo establece la fracción IV del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), en relación con el artículo Cuadragésimo Tercero Transitorio de la Resolución Miscelánea Fiscal 2014 (RMF 2014), y que de conformidad a la regla I.2.8.6 de la citada RMF 2014 el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad deberá ser capaz de generar archivos en formato XML con la información contable a enviar a la autoridad fiscal.

Dicha regla precisa que la información contable a enviar regularmente será el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, mientras que las pólizas contables se enviarán sólo cuando la autoridad lo requiera al ejercer sus facultades de comprobación o en los trámites de compensación o devolución que el contribuyente realice.

Por lo que a continuación se comenta las características y requisitos que deben contener las pólizas contables a enviar al SAT:

OBLIGADOS A ENVIAR PÓLIZAS CONTABLES

Los contribuyentes que estarán obligados a enviar las pólizas contables al SAT en un formato XML, lo serán aquellos contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”.

Lo anterior según lo dispuesto en la regla I.2.8.6. de la RMF 2014, en relación con lo señalado en la fracción IV del artículo 28 del CFF.

Por lo que de acuerdo a lo anterior, todas las personas morales que estén obligadas a llevar contabilidad para efectos fiscales, deberán cumplir con ésta obligación, mientras que las personas físicas que utilicen la herramienta electrónica del SAT de “Mis Cuentas” no tendrán esa obligación, tal y como ocurre con los contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) y de aquellos que opten por usar esa herramienta.

Mientras que todas las demás personas físicas que tengan obligación de llevar contabilidad para efectos fiscales, tendrán que cumplir con dicha obligación.

PERIODICIDAD DE ENVÍO

De conformidad a la regla I.2.8.8 de la RMF 2014, las pólizas contables no serán enviadas de manera periódica al SAT, sino que únicamente se enviarán cuando la autoridad las requiera al ejercer las siguientes facultades de comprobación:

1.- Al verificar la procedencia de solicitud de devolución de saldos a favor, según el artículo 22, noveno párrafo del CFF.

2.- Al efectuar una revisión de gabinete, según el artículo 42, fracción II del CFF.

3.- Al efectuar una visita domiciliaria, según el artículo 42 fracción III del CFF.

4.- Al efectuar una revisión al dictamen fiscal, según el artículo 42 fracción IV del CFF.

5.- Al efectuar una revisión electrónica, según el artículo 42 fracción IX del CFF.

También se enviarán en formato XML cuando la autoridad fiscal las requiera como requisito en la presentación de solicitudes de devolución o compensación que se apliquen de conformidad con lo dispuesto en los artículos 22 ó 23 del CFF respectivamente.

Por lo tanto, cada vez que se haga un trámite de devolución o compensación de contribuciones, se presentarán pólizas contables en formato XML, mas sin embargo, de acuerdo al artículo Cuadragésimo Tercero Transitorio de la RMF 2014, modificado mediante la 3ª Modificación a la RMF 2014, publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 19 de Agosto de 2014, las autoridades fiscales, para los efectos de los artículos 22 y 23 del CFF y en el ejercicio de facultades de comprobación de conformidad con el artículo 42 del CFF, solicitarán la información contable de las pólizas sólo a partir y respecto de la información generada en el periodo o ejercicio 2015.

Por lo que las autoridades fiscales sólo podrán solicitar las pólizas contables en formato XML por períodos correspondientes al ejercicio 2015 en adelante y sólo a partir de ese ejercicio, por lo que por este año 2014 no podrán solicitarlas en ese formato electrónico.

PERÍODOS A ENVIAR

El contribuyente estará obligado a enviar pólizas contables en formato XML, por el período sujeto a revisión por parte de la autoridad fiscal, mientras que si se trata de un trámite de devolución entonces deberá enviar las pólizas contables referentes al período en donde se generó el saldo a favor cuya devolución se solicita.

En lo que se refiere al trámite de compensación de contribuciones, entonces deberá enviar las pólizas contables referentes al período en donde se hace la compensación, y cuando se compensen saldos a favor de periodos anteriores, además del archivo de las pólizas del periodo que se compensa, se entregará por única vez, el que corresponda al periodo en que se haya originado y declarado el saldo a favor a compensar, siempre que se trate del mes de Enero de 2015 o de meses subsecuentes y hasta que se termine de compensar el saldo remanente correspondiente a dicho periodo o éste se solicite en devolución.

Junto a las pólizas contables, el contribuyente estará obligado a entregar a la autoridad fiscal el acuse o acuses de recepción correspondientes a la entrega del catalogo de cuentas y de la balanza de comprobación, según corresponda, referentes al mismo periodo.

En caso de que el contribuyente no cuente con dichos acuses de entrega de información, deberá entregarla por medio del Buzón Tributario.

CARACTERISTICAS DE LAS PÓLIZAS CONTABLES A ENVIAR

De acuerdo a la regla I.2.8.8. de la RMF 2014, las pólizas generadas deben incluir el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación, asimismo debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste, conforme al anexo 24, apartado D de la RMF 2014.

Mediante la 3ª Modificación a la RMF 2014, publicada en el DOF el 19 de Agosto de 2014, se estableció la facilidad para los contribuyentes de que en caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.

Como se mencionó, el archivo de las pólizas contables deberá estar generado conforme a los requisitos técnicos establecidos en el Apartado D del Anexo 24 de la RMF 2014.

De esta forma, el 11 de Julio de 2014 se publicó en el DOF el Anexo 24 de la RMF 2014, donde en su Apartado D se estableció los atributos que debe contener la información de las pólizas generadas para su envío al SAT:

1.- Versión.

2.- RFC del contribuyente que envía la información.

3.- Mes al que corresponde la balanza de comprobación.

4.- Año al que corresponde la balanza de comprobación.

En cuanto al detalle de cada póliza, deberá incluir:

5.- El tipo de póliza, según lo siguiente: 1.- Ingresos, 2.- Egresos, 3.- Diario

6.- Número de póliza.

7.- Fecha de registro de la póliza.

8.- Concepto de la operación.

En lo que se refiere al detalle de la transacción de cada póliza:

9.- Número de cuenta, subcuenta o partida afectada por la transacción.

10.- Concepto de la transacción.

11.- Monto del cargo a la cuenta por la transacción.

12.- Monto del abono a la cuenta por la transacción.

13.- Tipo de moneda utilizado en la póliza.

14.- Tipo de cambio, según el tipo de moneda usado.

En cuanto al detalle de los cheques que integran las pólizas:

15.- Número de cheque emitido.

16.- Banco emisor del cheque.

17.- Cuenta de origen.

18.- Fecha del cheque.

19.- Monto del cheque emitido.

20.- Nombre del beneficiario del cheque.

21.- RFC relacionado con el movimiento.

En cuanto al detalle de las transferencias bancarias que integran las pólizas:

22.- Número de cuenta desde donde se hace la transferencia.

23.- Banco de la cuenta origen de la transferencia.

24.- Monto de la transferencia.

25.- Número de cuenta destino a la que se hizo la transferencia.

26.- Banco de la cuenta destino a la que se hizo la transferencia.

27.- Fecha de la transferencia.

28.- Nombre del dueño de la cuenta destino.

29.- RFC relacionado con el movimiento.

En cuanto a los comprobantes de las operaciones:

30.- Clave UUID del CFDI soporte de la transacción.

31.- Monto del CFDI que soporta la transacción.

32.- RFC relacionado con la transacción.

FORMATO DEL ARCHIVO A ENVIAR

Como ya se mencionó, en la regla I.2.8.6 de la RMF 2014 se aclara que la información contable a enviar al SAT deberá ser enviada en formato XML, por lo que el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad deberá ser capaz de generar éste tipo de archivos, o bien, el contribuyente deberá hacer la conversión necesaria.

De esta forma, el archivo a enviar no será en Excel, PDF o algún otro formato que se importe del sistema contable y luego se anexe vía un correo electrónico al SAT o se guarde en algún medio físico para su entrega, sino que deberá ser en el formato XML, por lo que esto hace necesario el que nuestro sistema contable tenga la capacidad de convertir la información de las pólizas contables a ese lenguaje informático.

Dicho archivo deberá ser comprimido en formato ZIP previo a su envío.

NOMBRE DEL ARCHIVO A ENVIAR

El archivo conteniendo las pólizas contables deberá ser identificado con un nombre que contenga lo siguiente:

1.- Registro Federal de Contribuyentes. A 12 caracteres si es persona moral, o a 13 caracteres si es persona física.

2.- Año al que corresponde la información.

3.- Mes al que corresponde la información.

4.- El identificador PL.

De esta forma, el nombre del archivo a enviar con las pólizas contables podría ser el siguiente: AMC110728JP6201412PL.xml

Lo anterior según información contenida en la página de internet del SAT consultada el día 30 de Agosto de 2014.

ERROR EN EL ARCHIVO ENVIADO

En caso de error informático en el archivo que se envíe con las pólizas contables, no existe una disposición que contemple el que se pueda volver a enviar ya corregido, como si se establece a través de la regla I.2.8.7 de la 2ª Modificación a la RMF 2014, publicada en el DOF el 4 de Julio de 2014, para el caso de que el archivo con el catálogo de cuentas o la balanza de comprobación contenga errores informáticos, y en donde se señala que se enviará por parte de la autoridad un aviso a través del Buzón Tributario para que, dentro del plazo de 3 días hábiles contados a partir de que surta efectos la notificación del referido aviso, el contribuyente corrija dicha situación y lo vuelva a enviar.

Por lo que en caso de enviarse el archivo con las pólizas contables y éste contenga algún error y no pueda abrirse o el formato no sea el indicado, entre otros casos, entonces aparentemente no se tendrían por enviadas, ya que no existe la posibilidad de que el SAT nos avise para que se corrija y se sustituya el archivo respectivo.

MEDIO DE ENVÍO

Las pólizas contables sólo podrán ser enviadas a través del buzón tributario. Las pólizas se enviarán por internet en un archivo en formato XML y comprimido en formato ZIP a la autoridad fiscal.

Al respecto existe un vacío o laguna legal, ya que en el caso de las pólizas contables no existe la posibilidad de que un contribuyente pueda entregar el archivo en la Administración Local de Servicios al Contribuyente (ALSC) adscrita a la circunscripción territorial de su domicilio fiscal, a través de medios electrónicos tales como discos compactos, DVD o memorias flash, como si es posible hacerlo en el caso de la balanza de comprobación o el catálogo de cuentas.

Lo anterior, porque tal posibilidad se contempla en la regla I.2.8.7 de la RMF 2014, la cual sólo regula lo relativo al envío del catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, y en donde se señala que “….los contribuyentes entregarán la información a que se refiere la presente regla en la ALSC……”, mientras que el envío de las pólizas contables se regula en la regla I.2.8.8. de la RMF 2014, y en donde no se contempla tal posibilidad.

Por lo que entonces, aquellos contribuyentes con problemas de conexión a internet o que tengan su domicilio en zonas rurales o donde no haya señal de internet, o bien, en el caso de que el archivo que se genere sea tan pesado que no permita enviarlo por internet, pues tendrán un verdadero problema para poder cumplir con esta obligación.

SANCIÓN POR NO ENVIAR LAS PÓLIZAS CONTABLES

Al no tratarse de una obligación periódica, sino de que las pólizas sólo se enviarán cuando la autoridad las requiera, o bien, cuando el contribuyente realice un trámite de devolución o compensación de contribuciones, pues entonces la sanción dependerá del tipo de situación de que se trate.

En el caso de un trámite de devolución o compensación, pues la sanción será que al no enviar la información con las pólizas contables, pues el trámite no procederá al no cumplirse con uno de sus requisitos formales para la procedencia del mismo.

Esto es, la autoridad no autorizará la devolución del saldo a favor, o no se considerará efectuada la compensación correspondiente.

Mientras que si el contribuyente no entrega las pólizas contables a requerimiento de la autoridad y como parte de sus facultades de comprobación, pues en el artículo 85 fracción I del CFF se contempla como infracción el no proporcionar la contabilidad o parte de ella, en los casos en que la autoridad ejerce sus facultades de comprobación, situación que se sanciona con una multa de $ 13,720.00 a $ 41,170.00, según la fracción I del artículo 86 del CFF.

CONCLUSIONES

El imponer a los contribuyentes la obligación de que sus pólizas contables deban generarse forzosamente en medios electrónicos y bajo un formato en específico, además de que deban cumplir con una serie de características técnicas impuestas por el SAT, implicará una carga administrativa y financiera importante, ya que el contribuyente tendrá que invertir en un sistema electrónico que le permita generar la información acorde a dichas características.

Pero además, las disposiciones actuales generan incertidumbre e inseguridad ya que no contemplan la situación de posibles errores en el archivo a enviar al SAT y de que sea posible sustituir tal información, por lo que un error involuntario al generar el archivo de envío podría causar la contingencia de una sanción económica o de que el trámite de devolución o compensación no proceda, con los consiguientes efectos financieros para el contribuyente.

Misma situación para aquellos contribuyentes con domicilio en lugares donde no hay señal de internet, o donde la señal es débil, así como en los casos en que el archivo que se genere sea demasiado grande o pesado para ser transmitido vía internet, ya que no se les permite la oportunidad de poder cumplir con ésta obligación a través de su presentación en medios físicos, como si ocurre en el caso de la presentación del catálogo de cuentas o la balanza de comprobación.

       

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