Las disposiciones de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) son ignoradas con frecuencia, sobre todo entre la pequeña y mediana empresa, con lo cual de manera indirecta se incumple con disposiciones de carácter fiscal sin que el empresario tenga conciencia de ello.
Tal es el caso de lo que integra para efectos fiscales la contabilidad, y en donde según el Apartado A de la fracción I del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), ésta se integra por, entre otros, los libros y registros sociales, con lo cual de manera indirecta remite al cumplimiento de disposiciones de carácter mercantil, que es donde se establece la obligación de contar con determinados registros y libros, tales como el libro de actas de asamblea, el de registro de accionistas, de actas de Juntas de Consejo, y el de aumentos y disminuciones de capital, cuya falta de cumplimiento haría que ante el requerimiento de la autoridad de mostrar o entregar la contabilidad, si no se muestran esos libros y registros sociales que son parte integrante de la misma, entonces se entendería que el contribuyente no está cumpliendo con su obligación de llevar contabilidad conforme a lo que para efectos fiscales esto se entiende.
De manera tradicional y de forma general se entiende que la contabilidad sólo es el conjunto de registros contables y los estados financieros que se elaboran con base en ellos, pero para efectos fiscales el término es mucho más amplio, por lo que cuando la autoridad solicita la contabilidad no basta con sólo entregarle los registros contables y sus estados financieros, sino que es necesario entregar todos los demás documentos que conforme al artículo 28 del CFF y disposiciones reglamentarias relacionadas integran la contabilidad para efectos fiscales, ya que si no se entrega alguno de esos documentos entonces no se estaría entregando lo solicitado.
Como se indicó, uno de los libros sociales a que obliga la legislación mercantil es el de actas de asamblea, y al respecto, en el artículo 181 de la LGSM, en relación con el diverso 172 del mismo ordenamiento, se establece la obligación de celebrar asamblea ordinaria de accionistas por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social, en donde se discuta, apruebe o modifique el informe financiero de los administradores, entre otros temas que pudieran tratarse, por lo que a más tardar el 30 de abril debe celebrarse dicha asamblea, y el acta levantada con motivo de la misma debe quedar asentada en el libro de actas de asamblea, para así cumplir con la legislación mercantil y la legislación fiscal en materia de contabilidad.
Recordando que la LGSM fue reformada mediante decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 20 de octubre de 2023, permitiendo a las sociedades mercantiles el uso de medios electrónicos para la celebración de asambleas y juntas de consejo, por lo que ya no es obligatorio que tales reuniones se hagan forzosamente de manera presencial en algún sitio, siempre y cuando en los estatutos sociales se contemple la posibilidad de la celebración de dichas asambleas mediante el uso de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, que permitan la participación simultánea de la totalidad o una parte de los asistentes y se permita la interacción en las deliberaciones de una forma equivalente a una reunión presencial, en la asamblea o junta de que se trate.